LEARNING GUIDE
Excel業務の自動化：整形・集計・通知を分けて選ぶ
Power QueryとPower Automateを、作業の役割から使い分ける入口です。
一つの作業を3つに分ける
月次報告を『データをそろえる』『集計して確認する』『完了を知らせる』に分けます。全部を一つの自動化で処理しようとすると、誤りの場所が分かりにくくなります。
たとえば店舗CSVの列名をそろえるのは整形、商品別の金額を出すのは集計、確認後の連絡は通知です。先に、入力ファイルと担当者ごとの責任を決めます。
データ準備はPower Queryで小さく試す
取り込み、型変更、不要列の削除、表の追加を手順として残せます。ファイルが更新されたとき、行数や合計が想定どおりかを再確認します。
ファイル名や列の変更で失敗するケースも用意します。エラーを無視して空の報告を送らないよう、確認地点を置きます。
通知や承認は別の流れとして設計する
Power Automateを使う場合、開始条件、送信先、再実行時の重複、失敗の通知を決めます。利用権限やコネクタの契約条件も確認します。
最初の完成条件は『全自動』ではなく、『集計結果を確認したら自分宛てに通知できる』程度で十分です。改善効果は、確認や保守も含めた時間で測ります。